Sposoby na lepszą organizację pracy

K1GVTNT1GJ

Pamiętam, że w czasach szkolnych nigdy nie byłam wybitnie zorganizowana. Prace domowe zazwyczaj odrabiałam na przerwach, często wstawałam nad ranem (niektórzy mogliby powiedzieć, że w środku nocy), aby pouczyć się na sprawdzian i wiecznie o wszystkim zapominałam. Mniej więcej taka byłam przez całe gimnazjum i liceum.

Mniej więcej, bo zdarzały mi się okresy – krótkie, ale jednak – kiedy starałam się być na bieżąco. Ostatecznie nie wiem, czy to studia zmusiły mnie do bycia bardziej zorganizowaną, czy to ja dorosłam do ukształtowania w sobie tej cechy, ale nauczyłam się, że motywacja niestety nie zawsze wystarcza, by mieć wszystko pod kontrolą.

Organizacja pracy wciąż jest tematem na czasie, bo z tego co się orientuję, wiele osób ma z nią problem. Szukałam dla Was kilku efektywnych metod organizacji czasu, z których moglibyście skorzystać, jeżeli jeszcze nie zaznaliście spokoju związanego z umiejętnością porządkowania swoich spraw. Doszłam jednak do wniosku, że nie ma nic lepszego niż pokazanie Wam co rzeczywiście działa, na swoim przykładzie. Sposób, z którego ja korzystam sprawdza się dla mnie już ponad dwa lata i prawdopodobnie łączy w sobie kilka różnych technik organizacji.

ZAPISZ WSZYSTKO

Wiele metod, m.in. popularna Getting Things Done Davida Allena, wymienia na początku zapisanie wszystkich ważnych spraw w jednym miejscu. Możesz użyć do tego kalendarza, komputera lub zwykłej kartki. Ja korzystam ze świetnego organizera zaprojektowanego przez Alinę Moskwę z bloga Design Your Life (możecie kupić go tu), w którym robię tzw. „to-do list” na cały dzień i tydzień. Obowiązkowo zapisuję też w kalendarzu wszystkie ważne daty, wydarzenia i spotkania przewidziane w danym miesiącu. Czuję, że wszystko mam pod kontrolą, kiedy patrzę na cały listopad i widzę, ile dni dzieli jedno wydarzenie od drugiego, kiedy mam dzień wolny, a kiedy wypada jakieś święto. W notatkach znajdują się sprawy, o których muszę pamiętać lub rzeczy do zrobienia bez konkretnych terminów, czyli jest to zazwyczaj coś, co powinnam wykonać np. w ciągu kilku najbliższych dni czy tygodni.

Podsumowując, zapisuję wszystko co zaprząta moją głowę. Nie polegam w tej kwestii na swojej pamięci, bo nie jednokrotnie mnie zawiodła, a zdarzają się okresy, kiedy jest tak wiele do zrobienia, że nie sposób o wszystkim pamiętać.

ALLEN3

⇒ WAŻNE! – GRUPOWANIE

Jeżeli nie korzystasz z organizera, w którym od razu wyznaczone jest miejsce na zadania, luźne notatki i daty, to pojawia się kolejna ważna w tej metodzie kwestia, czyli uporządkowanie tego, co wypisałeś. Nie wystarczy przelać swoich myśli na papier, aby zapanował porządek, bo teraz po prostu zamiast w głowie, masz chaos na kartce. Określ sobie kategorie i dopasuj do nich konkretne zadania.

⇒ WAŻNE! – USTAL PRIORYTETY

Pomyśl racjonalnie, ile jesteś w stanie zrobić jednego dnia i dopiero wtedy stwórz swoją listę. Wypisanie całego ciągu potężnych zadań do zrealizowania w jeden dzień gwarantuje niewykonanie przynajmniej połowy z nich. Ważne jest ustalenie, które zadania są najważniejsze i do wykonania natychmiast, a którymi możesz się zająć w dalszej kolejności. Właśnie od priorytetów powinieneś zacząć swoją pracę. Przygotuj się na to, że pozostałych zadań możesz nie zdążyć wykonać, dlatego ważne jest ich wcześniejsze uporządkowanie.

ILE JESZCZE DO PRZERWY?

Z samą motywacją do działania, nie będąc zorganizowanym, niewiele się napracujesz. A co jeżeli brakuje Ci też motywacji? Lub jesteś danego dnia wyjątkowo zdekoncentrowany i nie możesz skupić się na pracy? Ja znalazłam rozwiązanie w jednej z popularnych metod organizacji czasu, której głównym założeniem jest korzystanie z minutnika.

Kiedy kompletnie nie mogę „usiedzieć” przy nauce, wyznaczam sobie dokładny czas do przerwy. Na przykład zakładam, że przez najbliższe 40 minut będę intensywnie pracować, a po upływie tego czasu mogę zrobić 15 minutową przerwę na kawę. Następnie staram się ponownie przez kolejne 40 minut przyłożyć się do pracy.

Tę metodę można dowolnie modyfikować, ustalać własny czas, korzystać z minutnika lub po prostu spoglądać na zegarek – wszystko w zależności od preferencji. Taki sposób nagradzania – bo przerwy ewidentnie są tu nagrodą za włożony wysiłek – sprawdza się szczególnie w sytuacjach „ale-mi-się-nie-chce”, chociaż nic nie stoi na przeszkodzie, by stosować technikę nagradzania za każdym razem.

PORZĄDEK W NOTATKACH TO PORZĄDEK W ŻYCIU

Kierując się tą zasada, może uda Wam się zaoszczędzić trochę czasu. Co jakiś czas staram się uporządkować pliki na komputerze i tworzę w tym celu foldery i podfoldery, dzięki czemu wiem gdzie co mam. To samo dotyczy wszelkich materiałów w formie papierowej – poświęcam raz w tygodniu parę minut na segregację i powkładanie dokumentów do odpowiednich teczek. Oczywiście znacznie korzystniej byłoby na bieżąco utrzymywać porządek (co jak najbardziej polecam), jednak ja jestem z tej grupy ludzi „wiecznie spieszących się”, przez co o wiele łatwiej wychodzi mi rzucanie niepotrzebnych aktualnie przedmiotów gdzie popadnie i sprzątanie ich później.

Takie porządkowanie może bardziej kojarzyć Wam się z prokrastynacją lub z pedantyzmem, niż z organizacją, ale sami zauważycie różnicę, kiedy zaoszczędzicie 20 minut na szukaniu małej białej karteczki z zapiskami z poprzedniego tygodnia, która zaginęła w stosie innych białych karteczek.

Aby uniknąć odkładania ważniejszych spraw na rzecz porządków, najlepiej jest wpisać takie zadanie na swoją to-do list.

O CZYM JESZCZE POWINIENEŚ PAMIĘTAĆ

  • Nie odkładaj drobnych zadań na później. Jeżeli wiesz, że dane zadanie zajmie Ci kilka lub kilkanaście minut, to najlepiej jest wykonać je od razu.
  • Postaraj się pozbyć dystraktorów. Wyłącz zbędne zakładki w komputerze, odłóż telefon, a jeżeli wciąż nie możesz się oprzeć przeglądaniu Facebooka, to spróbuj wykorzystać metodę nagradzania.
  • Staraj się być zawsze przygotowany na niespodziewaną zmianę planu dnia. Jeżeli wiesz, że możesz spędzić godzinę stojąc w korku lub jakieś spotkanie może się opóźnić, wykorzystaj ten czas, by nie był stracony.
  • Aktualizuj swoją listę zadań: skreślaj te, które zostały już wykonane i dopisuj nowe, jeżeli się takie pojawią.
  • Rób przerwy w pracy i staraj się odpoczywać. Jeżeli pracujesz na komputerze, zamiast robić przerwę na sprawdzenie Facebooka, powinieneś pamiętać, że Twój wzrok też musi odpocząć.

A jakie są Wasze sposoby? Podzielcie się swoimi metodami organizacji pracy! :)

Kamila Bondos

 

Przeczytaj koniecznie
  • Jestem mało zorganizowana. Wiele rzeczy robię na ostatnią chwilę i w pośpiechu. Staram się wprowadzać te wszystkie punkty w życie i się ich trzymać. Gdy już coś takiego zrobię to jest o wiele łatwiej ze wszystkim.